Salvador Trinxet
Nos selecciona nuevos pasajes del libro “organizarse para alcanzar el éxito”En este libro se establecen los puntos básicos de administración a la hora de llevar un despacho.
Fragmento del libro:
“Cuando sea posible, escribir todo el mensaje en la casilla de “asunto”, para que no sea necesario abrir el correo-e. Hay que centrar la atención en lo más importante para que no tengan que leerse todo el rollo. Es como marcar con rotulador en papel. También sirve ofrecer un resumen.
La señora Harel se ocupa primero de las expectativas, acusando recibo de los mensajes casi al instante y dándose un respiro para contestar en un momento más conveniente.
Luego responde a los correos-e en el momento en que ha establecido, aprovechando cualquier ocasión, en un taxi, ya entrada la noche, mientras se dirige a una cita, durante un viaje en tren, en el ascensor o mientras toma un café en Starbucks. Se mantiene al día, todo el día, distribuyendo sus respuestas a lo largo del tiempo, a intervalos que le resultan cómodos, lo cual alivia en mucho la sensación de presión que tanta gente experimenta.
Por ejemplo, Harel pide que el personal envíe a su secretaria copia de los anuncios de reuniones, para que si ella no contesta su secretaria se encargue de controlarlo.
Wayne Forehand, vicepresidente de Energy Distribution, Florida Power Corp., utiliza otro método para reducir el número de corroes-e_ devuelve al remitente los mensajes innecesarios que recibe, con una nota que dice: “no necesario esto, no se ofenda, pero estoy tratando de reducir los correos-e que recibo. Siga enviándolos, pero seleccione los que no tengo necesidad de ver”. El criterio: “Si tuviera que meter esto en un sobre, ponerle un sello y echarlo en un buzón, ¿me lo enviaría?”.
“Tengo una cuenta privada de la cual sólo tienen la dirección menos de diez personas. Mi secretaria criba los mensajes enviados a la cuenta de la compañía”.
Nader Karimi insiste en que se reduzcan los informes de situación hasta dejarlos en notas de una página. “confío en que mi equipo de dirección se ocupará de un montón de cuestiones y me filtrará la información por medio de informes de situación”.
Idit Harel se mantiene al día con una “instantánea” semanal, en forma de e-mail, de todo lo que sucede en los departamentos de marketing, ventas, relaciones con el cliente y diseño. Puede pedir más información de fondo si quiere más detalles.
Es ella quien se encarga de avisarle de los mensajes importantes y de hacer una copia impresa de los que no son urgentes, para que los pueda revisar en el tren, de camino a casa. Él anota sus instrucciones en el margen y se los devuelve a la mañana siguiente. Pat se ocupa de los demás mensajes y le pasa un resumen de lo que ha hecho.
Datos del libro:
Organizarse para alcanzar el éxito de Stephanie Winston, Editorial Empresa Activa, ISBN: 84-95787-79-2
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